Бланк сопроводительного письма к документам: образец 2020 года

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.

На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

к содержанию ↑

Структура сопроводительного письма

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

к содержанию ↑

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

к содержанию ↑

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

к содержанию ↑

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Мнение эксперта
Козлов Никита Владимирович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Эксперт в области права.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

к содержанию ↑

Цели и задачи сопровода

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  • соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  • описываются передаваемые бумаги;
  • в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  • страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  • при ответе на запрос коммерческого предложения;
  • при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  • при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
к содержанию ↑

Пример сопроводительного письма к документам

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»

ООО «Идеальный контрагент»

№ 124 от 28 октября 2020 г.

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

  1. Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  2. Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.

Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Нюансы деловой переписки: советы по правильному написанию сопроводительного письма и возможность скачать образец

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

Сопроводительное письмо — один из видов делового письма, составляемый при отправке коммерческого предложения, документов, резюме, декларации и т.д. В зависимости от типа пересылаемой информации, цели у сопроводительного письма могут быть разные: описать все пересылаемые документы, заинтересовать потенциального партнера или работодателя и др.

Узнайте из статьи, как правильно оформить сопроводительное письмо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

к содержанию ↑

Внешний вид

Пишется сопроводительное письмо на отдельном листе бумаги. Текст обращения начинается словами приветствия и выдерживается в деловом стиле. Послание не является самостоятельной формой, то есть должно быть прикреплено к какому-либо пакету документов или посылке.

Характерные особенности

Особенности составления сопроводительного письма:

  1. Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.
  2. При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.

Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом. Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.

к содержанию ↑

Требования к оформлению

Если документ уже сформирован юристами компании, достаточно распечатать его форму и внести данные в соответствии с существующими полями. После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом.

Желательно соблюдать деловую этику, то есть, если сопроводительное письмо отправляется руководителю и подписывать его должен руководитель. Печать не обязательно ставить на таком документе, этот момент остается на ваше усмотрение.

к содержанию ↑

Порядок составления

В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается. Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.

Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

К резюме

  1. Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
  2. Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
  3. Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
  4. Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
  5. Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
  6. Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.

К документам

  1. Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
  2. Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
  3. Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
  4. Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
  5. Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
  6. Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
  7. Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи.

Подробнее о написании СП к пакету документов вы узнаете в этой статье.

к содержанию ↑

Примерные тексты

Для резюме

Пример составления сопроводительного письма к резюме:

Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!

На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме. Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.

Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры.

С уважением, Артем Вячеславович Трунев.

Для документов

Пример заполнения сопроводительного письма для документов:

Уважаемый Алексей Михайлович!

Просим подписать протокол разногласий, скрепить его печатью и переслать нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.

  1. протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);
  2. договор в 2 экз. (всего на 8 листах).

Директор (подпись) М.Л. Краваткин.

Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения. Благодаря этому вы сможете в любой момент отследить письмо, разобраться на какой стадии рассмотрения оно находится и доказать, что все бумаги были пересланы вовремя.

Будьте внимательны и вы сможете быстро сформировать необходимый сопроводительный акт.

к содержанию ↑

Полезное видео

Предлагаем посмотреть видео о том, как правильно составляется сопроводительное письмо:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 11.01.2020)

Мнение эксперта
Козлов Никита Владимирович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Эксперт в области права.

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

к содержанию ↑

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 11.01.2020)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
к содержанию ↑

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

к содержанию ↑

3. Требования к форме бланка

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

  1. Документ 1.
  2. Документ 2.
  3. Документ 3.

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

к содержанию ↑

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

к содержанию ↑

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

к содержанию ↑

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

Мнение эксперта
Козлов Никита Владимирович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Эксперт в области права.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

к содержанию ↑

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

к содержанию ↑

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Особенности составления сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам – вид деловой коммуникации, главная цель которой пояснить некоторые моменты и подтвердить факт отправки документации. Составление такого письма не является обязательным этапам, но все же желательно при регулярном документообороте.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

к содержанию ↑

Что это такое

Сопроводительное письмо – это официально составленное письмо, которое направляется адресату совместно с другими документами и содержит инструкции для дальнейших действий получателя или другую информацию.

Главная цель документа – разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов.

Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот.Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки.

По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета. В случае срочных ситуаций отправитель может указать срок, в течение которого ему бы хотелось получить ответ. Стандартный срок составляет 3-7 дней со дня получения.

На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально. Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте.

к содержанию ↑

Когда оно нужно

Сопроводительное письмо используется для:

  • для доказательства отправки тех или иных документов. Например, путем перечисления отправленных бланков и бумаг;
  • для передачи инструкций получателю и распоряжений о дальнейших действиях после получения бумаг;
  • для определения срока фактического отправления и получения документов;
  • для экономии денежных средств при отправке пакета документов с описью;
  • для пояснения причин отправки тех или иных документов.

Большинство таких писем оформляется на специально разработанном бланке организации и получает порядковый номер, что позволяет отследить документ.

к содержанию ↑

Как писать

Стандартное сопроводительной письмо должно включать следующие реквизиты:

  • номер входящего запроса;
  • суть вопроса или тема переписки;
  • основания документа, в том числе нормативные акты, акты сверок, выполненных работ и т.д.;
  • завершение письма просьбой или требованием;
  • приложение к письму.

Помимо наличия обязательных элементов сопроводительное письмо должно оформляться в соответствие с принятыми нормами:

  1. Заполнить вводную часть («шапка») с указанием:
    • ФИО и должности получателя;
    • наименование организации;
    • полный адрес с индексом.
  2. Указать дату составления документа и номер регистрации (только для юридических лиц).
  3. Обратиться к адресату по имени отчеству или ФИО полностью. Пример стандартного обращения:
    • уважаемый…;
    • направляем вам;
    • передаем вам и т.д.
  4. Указать цель послания, сформулировав ее краткими тезисами.
  5. Заполнить основную часть документа. Здесь могут быть переданы инструкции, указания, поправки и т.д.
  6. Указать полный перечень направляемых документов с обозначением основных регалий.
  7. Подписать письмо от первого лица, употребив пометку «С уважением, …». Подписывать документ может генеральный директор предприятия, главный бухгалтер, штатный юрист или другое лицо, получившее данные полномочия.
  8. Указать ФИО и должность отправителя, контактные данные для связи.

Структура письма не является унифицированной и предлагается на основании принятой деловой переписки. Основная часть письма может быть дополнена просьбами, требованиями и указаниями на усмотрение отправителя.

Образец сопроводительного письма к документам представлен ниже:

  • дата издания и подписания документа;
  • количество экземпляров, пересылаемых адресату;
  • точное количество страниц, включая титульный лист (если есть);
  • наличие прошивки (если есть).

Пример сопроводительного письма с полным перечнем посылаемых документов:

Автор статьи
Козлов Никита Владимирович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Эксперт в области права.
Следующая
ДокументыРазрешение на строительство: как и где получить, в каких случаях требуется, список необходимых документов

Добавить комментарий

Adblock
detector