Заявление на выдачу трудовой книжки впервые: образец 2021 года
Трудовые книжки в настоящее время существуют только на бумажных носителях, однако в 2021 году в рамках исполнения национального проекта «Цифровая экономика» в России начинает хождение и электронная версия документа.
Обязанность работодателя вести трудовую книжку регламентирована частью 1 статьи 66 ТК РФ. В соответствии с ней, если работник проработал в организации или у работодателя — ИП более 5 дней, запись об этом обязана иметься в трудовой книжке.
За сохранность трудовых книжек в течение всего времени, пока сотрудник работает в организации (на предприятии, у ИП) отвечает работодатель в лице назначенного соответствующим распорядительным документом работника, чаще специалиста кадровой службы.
Форма трудовых книжек также установлена законом, а именно Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
к содержанию ↑Когда выдается
Под выдачей трудовой книжки может пониматься:
- ее оформление для работника, не имевшего ранее трудовую книжку, то есть для работника, впервые устраивающегося на работу;
- выдача оригинала/копии уже работающему в организации сотруднику;
- выдача при увольнении.
При устройстве на работу
Устраиваясь на работу, будущий сотрудник предоставляет организации/работодателю-ИП трудовую книжку для внесения туда сведений о своей работе. Но если у работника нет книжки, работодатель обязан ее оформить.
Статья 65 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя не только оформить трудовую книжку работнику, который до этого нигде не работал, но и выдать новую в случае, если старая книжка потерялась или повреждена так, что не подлежит восстановлению.
Чтобы получить трудовую книжку, работнику потребуется составить заявление на имя работодателя, в котором необходимо написать примерно следующее: «В связи с трудоустройством (в связи с утерей, повреждением трудовой книжки) прошу оформить мне трудовую книжку».
В этом случае, однако, на руки работнику трудовая книжка не выдается. Он ставит в документе свою подпись и возвращает его сотруднику отдела кадров.
При прекращении трудовых отношений
Согласно статье 84.1 ТК РФ при расторжении трудового договора с организацией или работодателем — ИП работнику на руки должна быть выдана его трудовая книжка. Она выдается в день прекращения трудового договора или направляется почтой в случае, когда у работника нет возможности получить книжку самому и при условии письменно выраженного согласия.
Отметим, что в случае увольнения никакого заявления от работника на получение трудовой книжки не требуется. Получив документ, работник просто ставит подпись в журнале учета/выдачи трудовых книжек.
к содержанию ↑В процессе осуществления трудовой деятельности
Поскольку ответственность за сохранность трудовой книжки работника лежит на работодателе, ему не выгодно выдавать на руки работнику ее оригинал. Законодательством предусмотрен один случай, когда работнику выдается именно оригинал книжки — статья 62 ТК РФ определяет, что в целях обязательного пенсионного страхования (для обращения в Пенсионный фонд) работник может по письменному заявлению получить на руки оригинал.
В иных случаях работодателем, также по письменному заявлению работника, может быть предоставлена надлежащим образом заверенная копия трудовой книжки.
Копия или оригинал документа выдаются работодателем в течение 3 дней после получения заявления. Выдача трудовой книжки по истечении этого срока является нарушением закона.
На случай, если работнику все же выдан оригинал трудовой книжки, трудовое законодательства, защищая интересы работодателя, обязует работника вернуть трудовую книжку не позже чем через три дня после того, как Пенсионный фонд вернул ее самому работнику.
Факт выдачи оригинала книжки работнику в обязательном порядке фиксируется в Журнале учета и движения трудовых книжек или посредством расписки, в которой работника указывает дату получения трудовой книжки. Таким образом, если книжка будет утеряна в этот период, работодатель не будет нести за это ответственность.
Отметим, что помимо указанного выше основания для выдачи оригинала трудовой книжки у работодателя нет, следовательно, и права требовать ее оригинал у работника тоже нет.
Составление заявления
Установленной законом формы заявления о выдаче трудовой книжки не существует. Каждая организация, как правило, уже имеет разработанные и утвержденные бланки таких заявлений, и при обращении работника за копией книжки ему предложат это заявление заполнить.
На нашем сайте имеется типовой образец заявления, который вы также можете использовать, внеся в него свои данные.
В общем виде заявление выглядит так:
- «Шапка», располагающаяся в правом верхнем углу, которая включает в себя: название организации (ФИО работодателя — ИП), ФИО, должность лица, на имя которого составляется заявление, ФИО, должность, структурное подразделение, в котором работает автор заявления.
- Название документа, расположенное ниже по центру.
- Текст документа, начинающийся со слов: «Прошу выдать мне копию/оригинал моей трудовой книжки» с указанием обоснования.
- Дата и подпись, расшифровка подписи.
Заявление хранится в отделе кадров до момента возврата книжки работником.
- Заявление на отгул
- Заявление об увольнении без отработки
- Заявление на командировку
- Заявление на аванс
- Заявление на административный отпуск
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Заявление на выдачу трудовой книжки
Главный документ в подтверждении стажа работы хранится у работодателя, поэтому в ситуациях необходимости предъявить его в какие-либо органы или организации сначала подайте по месту работы заявление на выдачу трудовой книжки.
Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда.
Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.
Заявление на выдачу трудовой книжки
к содержанию ↑Пример заявления на выдачу трудовой книжки
Заявление на выдачу трудовой книжки
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до 05.08.2017 г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления трудовой пенсии по старости.
Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.
02.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Трудовую книжку получил на руки 03.08.2017 г. Георгинов А.Б.
к содержанию ↑Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки
До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение.
И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату.
А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.
Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ.
При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.
Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству.
Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться.
Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки.
Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.
к содержанию ↑Содержание заявления
Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.
В заявлении отражается:
- должность, ф.и.о. руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
- ф.и.о., должность, отдел заявителя;
- просьба выдать трудовую книжку и цель: для оформления пенсии;
- уведомление об обязанности работника вернуть документ в 3-дневный срок;
- дата и подпись.
Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.
Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на подписание документов (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на получение документов или генеральной доверенности.
Уточняющие вопросы по теме
Каким образом выдается трудовая книжка на руки? заявление какого образца нужно?
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.
С 1 января 2021 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2021 года.
к содержанию ↑Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку
Выбор заключается в следующем:
- работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
- работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.
Бумажная трудовая книжка должна храниться работником самостоятельно. Она по-прежнему является необходимым документом для назначения пенсии, поскольку в электронном формате сведения начнут накапливаться с 2021 года.
Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:
- сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
- информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
- содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
- личная подпись и дата составления заявления.
Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.
к содержанию ↑Нужно ли заверять заявление?
Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.
Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.
Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2021 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.
В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.
Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.
к содержанию ↑Где хранится?
Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:
- самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2021 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2021 года;
- у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.