К ведению трудовой книжки в отношении работника, принятого по трудовому договору на работу, являющуюся для него основной, работодателя обязывает ст. 66 ТК РФ. Возможно внесение в нее сведений и о работе по совместительству.

Отражается в этом документе информация о:

• самом работнике;
• выполняемой им работе;
• переводах на другую работу;
• увольнениях;
• наградах за труд.

• о работе;
• о награждениях.

Когда один из этих разделов оказывается полностью заполненным, к трудовой книжке следует оформить вкладыш (п. 38 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Форма вкладыша и правила внесения в него данных совпадают с установленными для трудовых книжек, но этот документ:

• имеет другое название;
• никогда не используется в отрыве от трудовой книжки;
• должен вшиваться в трудовую книжку.

Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке записью о его выдаче с указанием серии и номера использованного для этого бланка (п. 39 Правил, утвержденных Постановлением № 225).

к содержанию ↑

Расходы по приобретению вкладыша

Бланки обоих документов приобретаются работодателем за плату у их изготовителя либо распространителя (пп. 2-5 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н) и хранятся у него до момента выдачи работнику.

• удержания средств из заработной платы;
• внесения наличных денег в кассу;
• перечисления безналичным путем.

Не взимается с работника плата за бланк в случаях (Правила, утвержденные Постановлением № 225).

• порчи бланка не по его вине (п. 48);
• восстановления документов после чрезвычайных ситуаций (п. 34).

к содержанию ↑

Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке

До 2020 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2020 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст.

66.1 ТК РФ, закон «О внесении изменений…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:

• Она остается источником сведений о работе, имевшей место до 2020 года. В информационной базе фиксируются лишь данные, характеризующие ее по состоянию на 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). При отказе работника от ведения трудовой книжки на бумаге в нее вносится запись об этом (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ) и оформление ее прекращается. Книжку работнику придется хранить у себя.
• Работник вправе сделать выбор в пользу ведения бумажного документа (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ). В таком случае он будет продолжать оформляться (параллельно с накоплением электронных данных) либо до завершения работником трудовой деятельности (п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ), либо до принятия им решения о переходе на электронный вариант (п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ). К трудовой книжке, продолжающейся вестись на бумаге, может потребоваться вкладыш.

Однако для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, электронная трудовая книжка оказывается единственно возможным способом формирования сведений о трудовой деятельности (п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Это означает, что со временем бумажная трудовая книжка исчезнет совсем, а вместе с ней и необходимость в оформлении к ней вкладыша.

к содержанию ↑

Подводим итоги

• Источником сведений о трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Для ее оформления предусмотрен специальный бланк в виде книжки. При полном использовании листов одного из основных разделов этого документа в него вшивается вкладыш, заполняемый по тем же правилам, что и трудовая книжка.
• Расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ложатся на работодателя. Но работник должен возместить работодателю сумму этих расходов при выдаче ему соответствующего бланка.
• С введением электронного способа накопления данных о трудовой деятельности отпадает необходимость в оформлении бумажной трудовой книжки и, соответственно, в использовании вкладыша в нее. Однако эти документы служат подтверждением стажа, имевшего место до 01.01.2020, и, несмотря на начавшееся обязательное накопление сведений в электронном виде, будут по-прежнему оформляться для лиц, принявших решение о продолжении ведения бумажного документа.
• Первичное оформление на работу, состоявшееся после 2020 года, будет производиться без оформления бумажной трудовой книжки. Поэтому со временем бумажный ее вариант перестанет применяться совсем. Соответственно, исчезнет и необходимость во вкладыше.

Вкладыш в трудовую книжку

Во многих ситуациях при длительной работе или частой смене мест ведения деятельности может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку и далеко не все работодатели или сами сотрудники знают, для чего нужен данный документ, по какой форме он оформляется и кто должен его покупать. При этом следует помнить, что данный вопрос имеет строгое законодательное регулирование и нарушение его порядка может привести к ущемлению прав трудящегося или к привлечению работодателя к ответственности.

О том, что такое вкладыш в трудовую книжку, как оформляется он в книге учета движения документов предприятия и о других нюансах, связанных с его ведением и заполнением следует знать каждому кадровому специалисту.

к содержанию ↑

Вкладыш в трудовую книжку – что это такое, законодательное регулирование

Вкладышем в трудовую книжку называется отдельный документ, дублирующий поля, предусмотренные в самой книжке. Соответственно, ответить на вопрос, для чего нужен вкладыш в трудовую книжку можно даже исходя из его содержания – он используется, когда в трудовой или её отдельной части нет свободных страниц для новых записей.

Это значит, что трудящийся не имеет необходимости заводить новую трудовую книжку, если в старой заканчиваются страницы. Вкладыш является целиком официальным документом, имеющим определенный уровень защищенности от подделок и предоставляемый соответственно установленной законодательно форме.

• Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Этот нормативный документ является основным, согласно которому реализуются все иные нормативные акты и принципы правового регулирования применения трудовых и вкладышей. Именно в нем закреплены правила хранения и ведения означенной документации, а также необходимые формы документов.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. Данное постановление устанавливает общие правила, соответственно каковым заполняются и используются как сами трудовые книжки, так и вкладыши в них.
• Приказ Минфина №117н от 22.12.2003. Данный приказ утверждает действующий порядок, в соответствии с которыми российские работодатели обеспечиваются бланками самих трудовых книжек и вкладышей, так как именно на эту сторону трудовых взаимоотношений накладывается обязанность по ведению и оформлению означенной документации.

к содержанию ↑

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку

В целом внесение отметок во вкладыш должно производиться аналогичным образом, как и непосредственное заполнение трудовой книжки. Данные действия осуществляются непосредственно работодателем сотрудника – лишь это лицо обладает правом для внесения каких-либо записей либо передачи таковых полномочий отдельным работникам, в том числе и служащим кадрового отдела.

Так, при заполнении его следует учитывать следующий порядок действий:

1. Титульный лист вкладыша заполняется с учетом фактической даты оформления документа. При этом проставляется именно дата заполнения вкладыша, а не оформления трудовой книжки.
2. На вкладыше проставляются фактические данные сотрудника на момент его заполнения. Это важно для случаев, если работник изменял свою имя и фамилию, у него менялась должность или иные особенности установочных данных.
3. На титульном листе проставляется печать работодателя и подпись ответственного лица. Если же печать в организации не используется, то тогда её проставление не является необходимым.
4. Производится заполнение самого вкладыша. Порядок его заполнения является идентичным внесению записей в трудовую книжку. Так, нумерация записей на вкладыше должна продолжать имеющуюся в трудовой книжке нумерацию. Если же запись была начата в трудовой книжке, но не закончена – она продолжается во вкладыше с момента разрыва.
5. Вкладыш подшивается в книжку сотрудника.
6. На первом листе трудовой проставляется штамп о выдаче вкладыша в который вносится установочная информация вносимого документа, а если такового штампа нет – просто осуществляется аналогичная запись от руки.
7. Отметка о выдаче проставляется в книге учета движения трудовых книжек.

к содержанию ↑

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку – работник или работодатель

Так как рассматриваемые документы имеют определенную степень защиты и выполняются по строгой форме, их производство действующими федеральными нормативами целиком и полностью возлагается на ГОЗНАК. Работодатели обладают возможностью неограниченно приобретать как сами трудовые, так и вкладыши в виде бланков для хранения их в организации.

Таким образом, непосредственная покупка трудовых книжек и вкладышей в них обеспечивается именно работодателем. В его обязанности входит оформление самого заказа необходимой документации, оплата и доставка данного товара. При этом покупка данных документов у сторонних лиц является недопустимой, а таковая документация может считаться недействительной – на рынке существует достаточно большое количество подделок, использование которых впоследствии может обернуться проблемами как для работников, так и для самих работодателей.

Однако работодатель не обязан тратить свои собственные средства на проведение покупки бланков вкладышей – законодательство прямо разрешает работодателям возмещать означенные затраты на оформление трудовых и вкладышей за счет сотрудников. Таковое возмещение может быть произведено как в денежной форме непосредственным требованием работнику предоставить средства для оплаты оформления вкладыша в трудовую, так и простым вычетом затраченных сумм из заработной платы.

Но следует учитывать, что в данном вопросе имеется ряд ограничений, используемых для защиты прав трудящихся. К ним относятся следующие особенности:

• Работодатель вправе требовать оплаты вкладыша от работника в размере не выше фактической стоимости одного закупленного бланка. То есть – работодатель не может обязать сотрудника оплачивать покупку партии бланков вкладышей, даже если таковая была произведена.
• В случае, если порча документации произошла по вине работодателя, замену данных документов он осуществляет только за свой счет и не может требовать повторного возмещения потраченных средств от работника.
• Если же бланк вкладыша был испорчен самим работником, то работодатель вправе потребовать новой компенсации стоимости бланков от сотрудника.

к содержанию ↑

Особенности и нюансы, связанные с вкладышами в трудовую книжку

При оформлении вкладыша запрещено:

• Вместо оформления вкладыша заводить новую трудовую. Обязывать работников заводить вторую трудовую книжку работодатель не может – он должен использовать исключительно вкладыши, если в документе закончилось свободное место.
• Использовать не предназначенные для вносимых записей разделы. Так, некоторые работодатели практикуют продолжение ведения записей в разделе, предназначенном для отметок о награждениях, самостоятельно исправляя его наименование. Эти действия являются целиком незаконными, а таковые записи впоследствии могут не быть приняты контролирующими органами. Вместо таковых действий следует вносить вкладыш.
• Вместо вкладыша нельзя использовать чистые простые листы бумаги или вырванные из других книжек. Они не могут вклеиваться или подшиваться в документ – использовать разрешается исключительно вкладыши на соответствующих изготовленных ГОЗНАКом бланках.

Также, следует обратить внимание работодателя на тот факт, что действующие нормативные акты не указывают конкретно, где должен вшиваться вкладыш. Поэтому для разрешения данного вопроса можно обратиться к судебной практике.

Чаще всего суды и контролирующие органы не обращают внимания на то, где именно был подшит вкладыш, однако имеют место отдельные решения, признающие недействительными случаи подшивания вкладышей в соответствующие разделы книжек или по центру (месту прошивки) самой книжки.

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.

к содержанию ↑

Необходимость покупки вкладыша

Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую.

Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью.

Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша. Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

к содержанию ↑

Запреты

Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.

к содержанию ↑

Покупка

По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель.

В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

к содержанию ↑

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

к содержанию ↑

Порядок получения трудовой

Как можно приобрести трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость ее из зарплаты.

Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе. Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность.

Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.

Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя.

Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.

Следующая

ДругоеКомпенсация морального вреда: размер компенсации, статья ГК РФ, судебная практика, образец иска