Служебная записка: как правильно оформить, образец текста 2020 года

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

к содержанию ↑

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

к содержанию ↑

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

к содержанию ↑

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

к содержанию ↑

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

к содержанию ↑

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Игоревич
Консультант в области права с 8-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

к содержанию ↑

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2020 году

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители. Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная.

Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами. Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

к содержанию ↑

Оформление служебной записки

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

  1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
  2. Ниже пишется номер записки и название.
  3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
  4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
  5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

к содержанию ↑

Как правильно написать служебную записку

Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

  • Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
  • Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
  • Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
  • Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
  • В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
  • Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

к содержанию ↑

Образец и пример написания служебной записки

Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ.

Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Игоревич
Консультант в области права с 8-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

Директору ОАО «Рога и Копыта»

Алексееву Арсению Сидоровичу

г. Челябинск 14 июня 2020 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

С уважением, начальник горячего цеха

Сидоров Валерий Викторович (подпись).

А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

Образец служебного обращения

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные. Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи. При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Оформление служебной записки

С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.

к содержанию ↑

Как правильно писать обращение в служебной записке

Многие сотрудники испытывают трудности, как начать служебную записку. В то же время правила делопроизводства содержат общие рекомендации.

Используйте такое обращение: информирую, довожу до Вашего сведения, докладываю (в организациях со строгим официальным подчинением). Можно и сразу начать с цели – для, в целях, в соответствии… Используйте любой термин для обращения внимания на основной текст письма.

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.

garantr.ru

Правила оформления служебной записки на 2020 год

к содержанию ↑

Виды служебных записок и правила их оформления

В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды:

  1. сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;
  2. информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
  3. поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
  4. уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет.

Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей. Образец служебной записки Несмотря на то, что все виды служебных записок относятся к категории внутренних документов, при их оформлении рекомендуется придерживаться требований, которые .

Это нужно, потому что информационно-справочная документация, на основании которой принимают организационные и управленческие решения, должна иметь законную силу.

к содержанию ↑

Инструкция: составляем служебную записку

Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.

Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя. Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

к содержанию ↑

Служебная записка с приложением образец

Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации. Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие.

Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов. Предложим пример составления обыкновенной служебной записки.

к содержанию ↑

Оформление командировки в 2020 году: пошаговая инструкция

внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования. Но при этом согласно норм ст.

217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов.

Эти величины составляют 700 руб.

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик.

Возьмите доступ к программе на 365 дней. О том, как отправить сотрудника в командировку в 2020 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

к содержанию ↑

Положение о служебных командировках — образец 2020

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст.

Оформление командировки в 2020 году — документы, как правильно оформить

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Игоревич
Консультант в области права с 8-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.

Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

  1. Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  2. Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.
  3. Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  4. Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  5. Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
к содержанию ↑

Как написать служебную записку: примеры и образцы

В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Взяться за ручку стоит, если: были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым; необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта; кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния; появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения; необходимо отправить кого-то в командировку; требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного; любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

к содержанию ↑

Служебная записка 2020 — образец написания

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться

к содержанию ↑

Служебная записка от работника: цели и образец

То есть не бездействовал.

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  1. ;
  2. о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  3. о запросе информации;
  4. о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).

Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.

Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

к содержанию ↑

Записки

Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно.

Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Основное отличие докладных записок – их получатель.

Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания: Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.

к содержанию ↑

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2020 году

Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:В верху в правом углу листа отображается адресат записки.

Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.Ниже пишется номер записки и название.Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому

Образец служебной записки директору: форма и как правильно написать текст? (2020 год)

Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Его адресатом является руководитель; Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Игоревич
Консультант в области права с 8-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

Как написать служебную записку: образец

Существует ряд документов, посредством которых осуществляется коммуникация подразделений компании. Один из них – это служебная записка, призванная обеспечивать горизонтальную связь между структурными единицами бизнес-субъекта.

Как правило, она составляется в электронном или бумажном виде и направляется коллегам или руководителям соседнего отдела. Ее необходимо хранить в архиве организации пять и более лет.

При необходимости этот срок может быть увеличен.

к содержанию ↑

Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура

Служебная записка отличается от докладной тем, что она обеспечивает горизонтальную связь между сотрудниками и подразделениями. Докладная, как правило, направляется вышестоящему лицу.

Она может быть составлена, например, сотрудником компании и отправлена ее руководителю. Служебная же записка направляется лицу или организации, имеющим подобный статус.

По своей структуре эти виды записок очень похожи, разница только в адресате и в информации. Например, служебную записку обычно отправляют с целью проинформировать о чем-либо сотрудников организации.

Есть также разница между служебной запиской и объяснительной. Вторая пишется на имя руководителя организации, содержит причины написания и их пояснения.

Несмотря на то, что нет единого образца оформления записок, актуального для всех без исключений организаций, существует перечень данных, которые обязательно должны содержаться в них:

  • Фамилия, инициалы, должность адресата.
  • Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
  • Фамилия, инициалы, должность автора.
  • Полное название документа.
  • Дата составления документа.
  • Заголовок.
  • Внутренний регистрационный номер записки.
  • Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
  • Отметка о наличии приложений и их перечисление.
  • Подпись того, кто составил записку.
  • Расшифровка подписи.
  • Отметка об исполнителе.
  • Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.

Есть несколько особенностей, которые нужно учитывать при оформлении данного документа:

  • Служебная записка может быть направлена сразу в несколько структурных подразделений. Они все должны быть прописаны как адресаты документа.
  • Основной текст должен быть от первого лица.

Записка состоит из трех частей – преамбулы, основной части и заключения.

Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.

Объем основной части зависит от целей, с которыми отправляется записка. Ее функция – обратить внимание читателя на вопрос или проблему, убедить в необходимости действовать в определенном направлении.

В основной части должны содержаться факты касательно обсуждаемого вопроса. Данная часть наиболее полно раскрывает суть служебной записки. Здесь нужно упомянуть о наличии приложений, если они есть.

В заключительной части могут содержаться предложения касательно решения того или иного вопроса, просьбы и т.д. Они должны носить рекомендательный характер. Автор записки не должен пытаться навязать сотруднику или руководителю подразделения свое мнение.

к содержанию ↑

Кто может писать и для чего нужна служебная записка

Составить и отправить документ может любой работник компании, который столкнулся с той или иной проблемой в ходе своей работы.

Цели отправки служебной записки:

  • Уведомление коллег или руководителя о возникшей в компании проблеме.
  • Побуждение к ее устранению.
  • Внесение своих предложений и рекомендаций касательно решения обозначенной в записке проблемы.

Служебные записки нужны для делового обмена информацией внутри компании. С их помощью руководители и сотрудники уведомляют друг друга о тех или иных проблемах, событиях, нуждах организации.

Эти документы помогают избежать простоев в работе, возникающих между компаниями недоразумений и дезинформации.

Виды служебных записок и правила их оформления

  1. сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;
  2. информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
  3. поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
  4. уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет.
к содержанию ↑

Основные правила оформления

Существует несколько правил, которые необходимо учитывать при оформлении служебной записки:

  • В заголовке должна отражаться основная суть содержащейся в документе информации.
  • Писать служебные записки можно только на светлой бумаге формата А4 и А5.
  • Коммерческие организации для оформления записок могут использовать собственные бланки.
  • Основная информация должна быть изложена в максимально четкой и лаконичной форме. Недопустима излишняя детализация информации или, наоборот, сокрытие важных данных.
  • В записке не должно быть орфографических, пунктуационных, стилистических, логических, речевых и фактических ошибок.
  • В тексте не должна присутствовать эмоциональная лексика.
  • Записка обязательно должна иметь так называемую “шапку”, где содержатся данные об адресате документа.
  • Разрешается отправить записку в электронном варианте.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Игоревич
Консультант в области права с 8-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

Не существует четких требований, согласно которым должны составляться все служебные записки. Конкретные правила их написания могут отличаться в разных организациях, но есть пункты, которых придерживаются руководители всех компаний.

Алгоритм составления служебной записки

Составить ее не сложно, но необходимо знать, как это делать. Существует определенный алгоритм, которого нужно придерживаться, чтобы не сделать ошибок в документе. Автор записки должен:

  • Создать служебку.
  • Согласовать ее цели и содержание с руководителем и остальными работниками, которые могут быть в этом заинтересованы.
  • Отправить записку на рассмотрение.
  • Дождаться ознакомления адресата записки с ее содержанием и вынесения решения по обозначенному в тексте документа вопросу.
  • Дождаться уведомления о результате.

Для правильного составления документа лучше воспользоваться примером служебной записки, который должен содержаться в системе документооборота компании.

к содержанию ↑

Что такое электронные служебные записки

Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий.

Это значительно упрощает работу компании, сокращает расход бумаги и уменьшает срок рассмотрения входящей документации.

Порядок заполнения электронной служебной записки мало чем отличается от порядка заполнения бумажной версии. Однако, в электронном варианте документа не указывается ФИО адресата. Указать его можно в случае, если записка адресуется конкретному сотруднику. Подпись на записке всегда ставится автоматически.

При отправлении деловой документации в электронном виде нужно запросить получение уведомления о прочтении письма адресатом. Это может доказать, что автор записки действительно отправил ее.

Автор статьи
Михайлов Владислав Игоревич
Консультант в области права с 8-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.
Следующая
ДругоеРегистрация права собственности на земельный участок: процедура оформления

Добавить комментарий

Adblock
detector