Служебная записка на списание материальных ценностей: образец 2020 года

Служебная записка на списание основных средств

Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.

На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.

25.09.2022 г. Ипатов Ипатов К.В.

Пример служебной записки на списание задолженности

Служебная записка на списание задолженности

Докладываю, что 18.11.2023 г. в соответствии со служебной запиской главного бухгалтера о взыскании дебиторской задолженности, юридическим отделом осуществлена проверка документов для обращения в суд.

Данная задолженность ООО “Авангард” по договору поставки от 11.05.2018 года признается нереальной к взысканию в связи с истечением срока исковой давности. Меры, предпринятые для взыскания задолженности ООО “Авангард” в течение срока исковой давности, оцениваются как достаточные.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о списании данной задолженности в налоговом и бухгалтерском учете.

Начальник юридического отдела Цыпкина ЦыпкинаВ.Д.

к содержанию ↑

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция).

Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат.

А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

к содержанию ↑

Как составить документ о списании

Если, к примеру, служебная записка на сотрудника составляется всегда на имя руководителя организации, то документ о списании может готовить работник и своему непосредственному начальнику. Однако такому начальнику все равно придется готовить документа на имя руководителя.

Потому что списание основных средств производится в соответствии с его резолюцией.

Составляется документ достаточно просто. Мы разместили 2 примера.

Оформление служебной записки тоже не составит труда. Вопросы могут возникнуть об обосновании.

Мнение эксперта
Гусев Владислав Семенович
Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

Здесь на помощь придут нормы законодательства РФ. Сотрудник в свободной форме излагает, что случилось, с чем связано списание.

И просит совершить соответствующее действие – списать, организовать, заменить, отремонтировать.

Служебная записка о списании вносится в журнал регистрации служебных записок и с резолюцией начальника принимается к исполнению.

Как составляется служебная записка на списание материальных ценностей

В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев.

После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

к содержанию ↑

Образец текста

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.

О списании материальных средств

Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:

Номер Наименование Количество Ед. изм. Инв.

ном.

Причина списания Стоимость за 1 ед. Общая стоимость
1 Конверт А4 немаркированный без окна 80 шт. б/н Использованы для отправки корреспонденции. 10 руб. 800 руб.
2 Сканер HP SсanJet 200 1 шт. 79633 Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание. 4000 руб. 4000 руб.
3 Компьютерное кресло Метта ВК-8. 1 шт. 83923 Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений.

Восстановление экономически нецелесообразно.

5000 руб. 5000 руб.

Подразделение: юридическое бюро.

ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.

Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.

  1. Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
  2. Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

Начальник бюро Степанов Д.В.

Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.

Служебная записка о списании материальных ценностей – предназначение и содержание

Во многих компаниях используются материально-технические ценности (ТМЦ), которые иногда требуют списания. Процедура выполняется на основании специальной служебной записки о списании материальных ценностей, представленной внутренней или внешней документацией предприятия.

к содержанию ↑

Предназначение

Служебная записка представлена уникальным инструментом, позволяющим сотрудникам компании взаимодействовать с руководством. Она используется для общения между представителями разных подразделений.

Внимание! Устные прошения или просьбы часто не приводят к нужным результатам и не удовлетворяются, поэтому при их официальном документировании обеспечивается эффективное взаимодействие.

Документ, составленный по образцу, который закреплен во внутренней учетной документации, обладает юридической силой. Он может составляться любым работником компании при появлении соответствующей необходимости.

к содержанию ↑

Какие отражаются данные

Записка составляется только при наличии веских оснований, которые перечисляются в тексте. При ее формировании учитываются рекомендации:

  • желательно не пользоваться во время написания текста официальным и сухим тоном, так как указываются конкретные данные, упрощающие процесс общения двух работников фирмы;
  • текст делится на две части;
  • первая часть представлена преамбулой, в которой кратко описывается цель составления документации, а также указывается адресат;
  • вторая часть делается довольно объемной, а также содержит просьбу или предложение;
  • допускается указывать анализ возникшей проблемы, делать выводы или подводить итоги.

Внимание! Отсутствует унифицированная форма служебки, поэтому каждая фирма может самостоятельно разрабатывать подходящий образец, которым пользуются все работники.

к содержанию ↑

Кем составляется

Сформировать эту записку может любой работник предприятия, но обычно процедура выполняется материально-ответственным лицом после проведения инвентаризации. Если в результате данного процесса обнаруживаются ненужные или сломанные элементы, то они обязательно списываются.

Ответственное лицо формирует записку на имя руководителя предприятия или начальника подразделения, в котором он трудится.

Грамотное заполнение

Каждая компания пользуется собственными правилами при оформлении той или иной документации. Поэтому работник предприятия учитывает сведения, содержащиеся в учетной политике. Но при этом учитываются общие требования:

  • указывается наименование и дата составления записки;
  • раскрывается основная тематика;
  • приводится ФИО и должность адресата, причем обычно в качестве получателя выступает директор или его заместитель;
  • вводится просьба списать те или иные ценности;
  • указываются данные о списываемых элементах, которые израсходованы или поломаны, поэтому ими невозможно воспользоваться;
  • перечисляются основания для проведения процедуры списания ТМЦ, причем они должны подтверждаться официальными документами;
  • вносится список приложений, прикладываемых к записке;
  • вписывается период, в течение которого использовались ценности;
  • приводятся данные о составителе документа.

Внимание! Дополнительно указываются данные о работнике, который несет материальную ответственность за ценности.

к содержанию ↑

Порядок составления

Если работник предприятия принимает решение составить служебку, в которой указывается просьба о списании МЦ, то он следует простому алгоритму действий:

  • прописывается адресат;
  • указывается ФИО и должность составителя;
  • приводится просьба о списании материалов или иных ценностей;
  • заполняется таблица, содержащая данные о номере, наименовании, количестве, балансовой стоимости и инвентаризационном номере каждого списываемого предмета;
  • перечисляются причины для списания, например, выявление поломки или неисправности;
  • указывается дата формирования;
  • ставится подпись заявителя.

Внимание! Если в документе имеются ошибки, то он не принимается к рассмотрению руководителем предприятия.

к содержанию ↑

Образцы служебной записки

Мнение эксперта
Гусев Владислав Семенович
Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

В интернете приводится множество образцов, на которые может ориентироваться специалист кадровой службы компании, который занимается разработкой этого документа. Обычно используются следующие образцы:

  • записка, составляемая работниками магазина при обнаружении испорченного товара, причем документ адресуется директору торговой точки;
  • в производственных компаниях требуется списание материалов, которыми невозможно воспользоваться для производства продукции;
  • если у рабочего изнашивается спецодежда, то для получения нового комплекта он формирует документ на имя руководителя;
  • во время работы часто приходится списывать устаревшие или сломанные основные средства, поэтому работники, обслуживающие оборудование, требуют от руководства покупки новых агрегатов.

В каждой ситуации отличается основное содержание записки, так как в нем приводятся конкретные материалы, нуждающиеся в списании.

к содержанию ↑

Какие материалы ликвидируются

В компаниях используются разные материальные ценности, которые часто ломаются или морально устаревают. Для их списания используется официальная записка.

Спецодежда

Она выдается руководством компании каждому наемному специалисту, а также периодически требуется ее замена в связи с изнашиванием. Для этого работник формирует служебку, но она требуется только в случае, если одежда стала непригодной для использования до окончания срока, установленного в компании.

В записке приходится ссылаться на специальный акт, в котором перечисляются причины изнашивания одежды. Если работник не сможет представить доказательства необходимости замены предметов, то ему будет отказано в выдаче новой спецодежды.

Списание ТМЦ обладает некоторыми нюансами, так как их срок годности рассчитывается в процессе составления проекта и сметы. Здесь же приводятся нормы расхода, поэтому в тексте записки детально описываются причины списания. Указываются происшествия, которые привели к выводу ценностей из строя.

Цель составления документа заключается в уведомлении руководства о возникшей проблеме, которая требует списания ТМЦ. Желательно указывать как наступившие, так и возможные последствия ЧП, чтобы предотвратить игнорирование документа со стороны директора.

к содержанию ↑

Брак на складе

Составителем обычно выступает завхоз, выявляющий бракованные ценности, которые находятся на складе. Получателем записки выступает руководитель фирмы, который начинает процесс списания.

В документе приводится название продукции, в которой обнаружился брак, ее количество, балансовая цена и номер, который присваивается каждому предмету, передающемуся на склад. В качестве основания для списания могут выступать разные ситуации, например, выявление поломки, дефекта или неисправности.

к содержанию ↑

Дебиторская задолженность

Она представлена деньгами, которые должны вернуть клиенты компании. Но иногда выявляется безнадежная дебиторская задолженность, нуждающаяся в списании. Для этого бухгалтер формирует служебную записку на имя руководителя фирмы. Процесс ликвидации выполняется в трех ситуациях:

  • должник проходит процесс ликвидации в добровольном порядке;
  • банкротство дебитора, поэтому должник перестает существовать, а его имущества не хватает для погашения задолженности;
  • истечение срока исковой давности по иску, поэтому невозможно обратиться с исковым заявлением за принудительным взысканием денег.

Во время формирования служебной записки указывается одно из вышеуказанных оснований.

к содержанию ↑

Основные средства

Документ требуется, если основное средство, представленное оборудованием, износилось или устарело, поэтому не может далее использоваться в производственном процессе. При составлении этой служебки указываются данные:

  • название основного средства;
  • должность и ФИО составителя;
  • название документа;
  • дата формирования;
  • номер регистра;
  • предмет, нуждающийся в списании;
  • описание возникшей ситуации, из-за которой основное средство не может использоваться для производства продукции;
  • подпись заявителя.

При составлении этого документа важно придерживаться стандартных правил.

Все о служебных записках смотрите на видео:

к содержанию ↑

Срок хранения

Документация хранится в течение года, после чего передается в архив. Срок хранения зависит от особенностей и типа бумаги. В 2020 году руководители компаний должны придерживаться рекомендаций Министерства культуры, которые приводятся в Приказе №558.

Служебные записки, так же как и объяснительные или докладные, должны храниться с другими бумагами в течение 5 лет в архиве.

Служебные записки, на основании которых списываются материальные ценности, могут составляться по форме предприятия. Они содержат причины и основания для списания, а также формируются на имя руководителя фирмы.

Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

к содержанию ↑

Суть вопроса

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации.

Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

к содержанию ↑

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета.

Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

к содержанию ↑

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

к содержанию ↑

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2020 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.: образец

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

к содержанию ↑

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

к содержанию ↑

Какие сведения нужно отразить?

Мнение эксперта
Гусев Владислав Семенович
Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.
к содержанию ↑

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

Брак со склада

В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад. В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).

Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

Дебиторская задолженность

Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

  1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
  2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
  3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.

Основные средства

Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:

  • полное имя и должность получателя;
  • наименование бумаги;
  • дата, регистрационный номер;
  • предмет списания;
  • описание ситуации;
  • подпись составителя.

Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.

Автор статьи
Гусев Владислав Семенович
Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов.
Следующая
ДругоеСогласие на регистрацию от собственника квартиры: образец 2020 года

Добавить комментарий

Adblock
detector