Заявления чаще всего поступают в письменной форме. Например, покупатель может написать жалобу по причине некачественного товара, который ему был продан или плохого обслуживания, при оказании услуги.

Можно оставить запись в книге замечаний и предложений. Это тоже будет являться обращением.

Любой гражданин может заявить о нарушении своих прав устно. Это также одна из форм подачи жалобы. Хотя в большинстве случаев у человека могут потребовать составить письменное заявление.

Ещё одним из способов является так называемое онлайн-обращение. Оно оформляется в электронном виде.

Инициатору необходимо будет указать сведения о себе – фамилию, имя, отчество, домашний адрес, данные интернет-почты, контактный телефон.

Также обращение может быть составлено индивидуально – одним человеком или коллективно, то есть двумя и более людьми.

Ещё жалобы можно разделить на направляемые в отношении юридического или физического лица.

к содержанию ↑

Процедура приема жалоб

Составленное заявление инициатор обязан направить в уполномоченную официальную инстанцию, которая будет в последующем проводить разбирательства. Полученное обращение должно быть зафиксировано в специальной учетной форме, книге или журнале.

Специалист, который принимает жалобу, обязан внимательно изучить его содержание в тексте не должно быть сокращений, ошибок и неточностей. Необходимо проверить правильность сведений о заявителе.

После регистрации обращение передается на исполнение должностному лицу, в компетенцию которого входит рассмотрение жалоб.

к содержанию ↑

Порядок рассмотрения

Действующим законодательством определена единая процедура разбирательства по заявлению гражданина. В данном случае не имеет значения, какой орган проводит проверку – прокуратура, Роспотребнадзор или инспекция по труду.

Обращение должно направляться инициатором в ту инстанцию, к компетенции которой относится рассмотрение возникшего спора.

Специалист, который будет осуществлять проверку обязан провести беседу не только с самим заявителем, но также и с другими участниками сложившейся ситуации, и взять письменные пояснения у всех. При необходимости можно осуществить выезд по месту происшествия.

Если в жалобе указаны вопросы, рассмотрение которых не входит в компетенцию органа, то заявление в течение семи дней должно быть перенаправлено в уполномоченную инстанцию. Исключением в данной ситуации являются факты нарушения законодательства в сфере миграции.

Орган, осуществивший пересылку жалобы, может запрашивать информацию о результатах её рассмотрения. О перенаправлении заявления уведомляется инициатор.

Не допускается пересылка жалобы в те инстанции, действия которых обжалуется человеком. Если рассмотрение вопроса является исключительным правом таких органов, то обращение возвращается инициатору без рассмотрения и ему разъясняется возможность обратиться за защитой своих прав в суд.

Организация или должностное лицо, в отношении которого проводится проверка, обязаны предоставлять всю необходимую информацию уполномоченной инстанции в течение пятнадцати суток, с момента поступления запроса. Исключением здесь является данные ограниченного доступа, для направления которых установлен специальный порядок.

к содержанию ↑

Подготовка ответа

Сам документ необходимо писать правильно, соблюдая все требования законодательства. Для этого чаще всего используются стандартные бланки органа, который проводит проверку.

Хотя допускается применение обычной офисной бумаги. В этих случаях необходимо проставлять на документе угловой штамп и печать.

Оформление

При оформлении используются компьютерные ресурсы или другие технические средства. Написание ответа от руки хотя и не запрещено действующим законодательством, но почти не практикуется.

Документ должен иметь обязательные реквизиты, к которым отнесены:

1. Полное наименование организации, которая проводила проверку.
2. Сведения об инициаторе – фамилия, имя, отчество, адрес места жительства.
3. Дата и номер регистрации документа.

Составленный ответ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным на это должностным лицом.

Содержание

В тексте уведомления заявителю необходимо подробным образом отразить всю информацию, касающуюся жалобы.

Прежде всего, указывается, когда обращение было получено и зарегистрировано, а также его краткое содержание. Затем должны быть отражены все действия, которые были выполнены для решения вопроса – показания свидетелей, полученные документальных подтверждений.

В завершении необходимо разъяснить человеку его право обратиться в вышестоящую инстанцию или суд, чтобы аннулировать принятое решение.

к содержанию ↑

Срок рассмотрения

Он составляет тридцать календарных дней. Исчисление такого срока начинается с момента регистрации жалобы.

Исключением в данной ситуации является обращение, которое поступило на рассмотрение специалиста, занимающего высший государственный пост, содержащее информацию о нарушении законодательства о миграции населения. В этом случае срок разбирательства не должен превышать двадцати суток.

При необходимости указанные временные периоды могут быть продлены уполномоченным на это должностным лицом. В данном случае срок не может превышать тридцати фактических суток.

к содержанию ↑

Отправка ответа заявителю

1. Почтой, по адресу, который был указан в жалобе.
2. По электронной почте, если сведения о ней указаны в обращении.

Личного вручения ответа человеку нормативными правовыми актами не установлено, хотя это не запрещено.

Если содержание жалобы и результаты её рассмотрения затрагивают интересы неопределенного количества людей, то ответ можно разместить на официальном сайте органа, проводившего проверку. При этом необходимо учитывать, что не допускается разглашение информации, которая касается личной жизни гражданина, без его согласия.

Как отвечать на жалобу гражданина

Каждая организация, деятельность которой направлена на удовлетворение потребностей потребителей, рано или поздно может столкнуться с обращениями неудовлетворенных обслуживанием или качеством товара граждан. Игнорирование подобных обращений может привести к негативным последствиям для организации, поэтому важно вовремя отреагировать и направить потребителю ответ на жалобу.

к содержанию ↑

Законодательное регулирование

Каждая организация, занимающаяся предоставлением товаров или услуг потребителям, должна реагировать на каждое обращение граждан вне зависимости от формы их предоставления (устная или письменная).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В настоящее время существует несколько законодательных актов, регулирующих процедуру подачи и рассмотрения жалоб:

Помимо законодательных актов, законность направления жалоб и порядок их рассмотрения прописана в положениях:

• Гражданский кодекс РФ;
• КоАП РФ;
• Кодекс административного судопроизводства РФ.

к содержанию ↑

Сроки реагирования на обращение

Законодательством РФ установлен период, в течение которого заявителю после получения его жалобы направляется письменный ответ. Нарушать установленный срок не допускается.

Действуют следующие сроки оформления и направления ответов по поступившим жалобам:

• 30 дней;
• 60 дней, если для ответа на жалобу понадобилась дополнительная проверка.

Как написать ответ на жалобу

Чтобы составить ответ на поступившую жалобу, необходимо осуществить следующий алгоритм действий:

1. Определить ответственных лиц, к компетенции которых относится данное обращение, и направить им копии жалобы.
2. В случае неправильного направления жалобы ответственному органу ее переадресуют органу, обладающему компетенцией по рассмотрению подобных вопросов. В этом случае заявитель обязательно уведомляется.
3. Рассмотрение доводов, описанных в жалобе и их проверка.
4. Изучение нормативно-правовой базы, на которую опираются аргументы заявителя.
5. Составление мотивированного ответа на жалобу в сроки, установленные законом.
6. Отправка ответа заявителю и всем заинтересованным лицам в рамках данной жалобы.

Данный алгоритм является ориентировочным и в случае необходимости может быть дополнен иными действиями.

Образец 2020

Ответ на жалобу должен придерживаться следующей структуры:

1. Шапка – отражаются контактные данные заявителя и ответчика.
2. Обращение – ответ начинается с уважительного слова к заявителю.
3. Позиция ответчика – в случае несогласия с доводами, приведенными в жалобе, необходимо привести соответствующие доказательства, в ином случае ответчик приносит извинения.
4. При опровержении жалобы прилагаются доказательства, в случае признания вины – описываются меры по решению проблемы.
5. В резолюции документа выражается благодарность заявителю за его бдительность и внимательное отношение к деятельности организации.
6. Дата и подпись ответственного лица.

В книге отзывов и обращений

В любой организации, работающей в потребительской сфере, обязательно должна быть книга отзывов и обращений. При обнаружении в ней жалобы юридическое лицо обязано быстро отреагировать и внести в книгу письменный ответ.

По договору оказания услуг

Самыми распространенными жалобами в сфере оказания услуг являются обращения в управляющую компанию. Ответ на подобные жалобы лучше писать на фирменном бланке организации:

1. Документ должен быть обязательно подписан, желательно руководителем предприятия – это отразит заинтересованность отвечающей стороны в разрешении проблемы.
2. Так как ответ на жалобу носит официальный характер, его необходимо зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации.

На хамское поведение сотрудника

Хотите пожаловаться на страховую компанию? В статье мы расскажем, как это сделать.

Если нарушение трудовой этики сотрудника предприятия было совершено под воздействием алкоголя в рабочее время, то необходимо будет подавать сразу две докладные – на нарушение корпоративного порядка и Трудового Кодекса РФ (нахождение на рабочем месте в нетрезвом состоянии).

Докладная должна включать в себя следующие данные:

• название организации и уполномоченного сотрудника, которому направляется жалоба;
• данные заявителя;
• описание ситуации, в которой сотрудником организации была нарушена трудовая этика с указанием точной даты и времени;
• требование по применению соответствующих мер для наказания сотрудника;
• дата и подпись заявителя.

В описательной части также следует указать на системность нарушения Правил внутреннего распорядка сотрудником, если данный факт имеет место быть. Докладная передается руководству организации, после чего инициируется проведение служебного расследования по данному факту.

к содержанию ↑

Как ответить на необоснованную претензию

В данном случае ответ будет более коротким, но не стоит превращать его в обычную отписку. Если организация дорожит своей репутацией, то в ответе даже на необоснованную жалобу, составленную по образцу, она обязательно подробно опишет обоснование отказа.

Куда отправлять

Ответ на жалобу должен быть подан в той же форме, что и сама жалоба, если иное не указано в ее тексте:

1. Если обращение было направлено через интернет, то ответ ему направляется также электронным письмом и дублируется в письменной форме, если заявитель оставил свой контактный адрес.
2. Для ответа на коллективную жалобу организация не должна рассылать письма всем участникам обращения, а лишь уполномоченному лицу, чьи контактные данные были указаны в претензии.
3. В законодательстве установлено правило, что заявитель в праве требовать, в какой форме будет предоставлен ответ на его жалобу даже в том случае, когда претензии к организации были высказаны им устно.

Чтобы запустить процедуру апелляционного производства, необходимо:

1. Подать апелляционную жалобу в том судебном органе, который вынес решение по делу. Далее жалоба в течение 3 дней передается в соответствующий арбитражный суд, который будет продолжать дальнейшее разбирательство.
2. Лицо, инициирующее жалобу, обязано направить его копию со всеми сопутствующими документами всем участникам процесса. В свою очередь ответчик по жалобе также может составить отзыв на данную жалобу и в рамках апелляционного производства ознакомить с ней оппонента и судебный орган.

Пожаловаться на следователя можно несколькими способами. Подробности далее.

О порядке подачи жалобы на Сбербанк читайте в статье.

к содержанию ↑

Ответственность за игнорирование

1. В случае если уполномоченное лицо решит проигнорировать полученную жалобу или нарушит сроки предоставления ответа, на организацию может быть наложенштраф от 5 до 20 тысяч рублей — для физических лиц, и от 100 до 500 тысяч рублей – для юридических лиц.
2. Системное игнорирование жалоб может повлечь за собой отзыв торговой лицензии у организации, что приведет к приостановке предпринимательской деятельности.
3. Если игнорирование жалобы привело к нанесению вреда человеку или группе лиц, то подобные действия могут быть расценены какуголовное правонарушение.

Видео: Консультация специалиста

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

Образец письма в ответ на жалобу

Отношения по защите прав потребителей не заканчиваются на подаче претензии. На неё должны правильно ответить, сделать это в установленной форме и в ограниченные законом сроки. Образец ответа на жалобу и правила его заполнения можно найти в разделе ниже.

к содержанию ↑

Когда требуется писать ответ на жалобу

Любая жалоба, которая осталась без внимания стороны, предоставляющей услугу, может стать основанием для инициирования проверки и наложения штрафных санкций.

Любые обращения, которые были оформлены не по шаблону, рассматриваться не должны.

к содержанию ↑

Структура ответа

Пример ответа на жалобу вы можете найти на нашем сайте, а сейчас речь пойдёт о том, как правильно её составить и заполнить.

Ответ на обращение обязательно начинается с шапки. В ней указываются контакты стороны, которая отвечает на жалобу, а также контакты того, кто заявлял претензию в магазин или орган. Они должны быть идентичны тем данным, которые были указаны в самой жалобе.

Магазин ответчик должен обратиться к заявителю. Лучше всего сделать это официально, но не слишком сухо. Обращения «Уважаемый/уважаемая» будет достаточно.

Далее структура разнится в зависимости от реакции на жалобу. Если заявление отклонено, то ответчиком излагаются фактические обстоятельства с его точки зрения. Все факты должны быть подтверждены доказательствами, приложенными к документу, или свидетельскими показаниями в письменной форме.

Если обращение заявителя было признано объективным, тогда вместо изложения фактических обстоятельств ответчиком описывается, какие меры были приняты и какие требования заявителя будут исполнены.

Следующим абзацем принято благодарить заявителя за его обращение вне зависимости от того, какое решение по жалобе было принято. Считается, что таким образом ответчик демонстрирует своё позитивное отношение к активной гражданской позиции потребителей.

Для отклонённых жалоб возможен ещё один абзац, направленный на поиск компромисса. Магазин может предложить какое-то скидочное предложение, или возможность получить товар бесплатно. Здесь же указывается, каким образом покупатель может выступить за компромисс (номера контактных телефонов или даты, когда потребитель может получить свой подарок в торговых точках сети).

В самом конце документ заверяется датой и подписью ответственного лица.

Несмотря на то, что ответ на жалобу – это официальный документ, и оформляется он в официально-деловом стиле, в отличие от самой жалобы, в них часто допускается использование эмоционально окрашенных слов, которые призваны успокоить потребителя, настроить его на позитивный лад. Законодательством и деловодством такой подход не запрещается.

Пример:

к содержанию ↑

Как и куда отправляется ответ

Например, отреагировать на письменное обращение можно только письменно, даже если для связи клиент оставил свой телефон и почтовый адрес.

Как написать ответ на жалобу, если она подавалась через интернет? В таком случае всё зависит от того, какой способ связи был указан в самом обращении.

Если обращение подавалось устно, то ответ на него также может быть передан в устной форме. В то же время правило гласит, что если гражданин потребует отреагировать письменно, отказать ему нельзя.

На то, чтобы ответить на жалобу гражданина, закон даёт тридцать дней. Если для того, чтобы дать правильный и полный ответ нужно больше времени, то срок ответа может быть продлён ещё на тридцать дней, но только после того, как заявитель будет должным образом об этом проинформирован.

Письменный ответ на жалобу посылается по адресу, который был указан в шапке заявления, или передаётся клиенту лично в руки. Если документ передаётся по почте, то в отделении гражданин должен будет подписать лист о получении. Если же ответ передавался лично, то подпись ставится прямо в специальном журнале магазина либо органа, куда направлялась жалоба.

к содержанию ↑

Какова ответственность за игнорирование

Если должностным лицом обращение было проигнорировано, либо если письмо ответ на жалобу было дано с опозданием или не в установленной форме, то в соответствии с кодексом об административных правонарушениях, на руководство накладывается штраф от пяти тысяч до двадцати тысяч (если вопрос касается физического лица), либо от ста до пятисот тысяч рублей

(если дело касается юридического лица).

Кроме того, неоднократное игнорирование жалоб заявителей может привести к тому, что ответчик будет лишён торговой лицензии, либо временно ограничен в праве на ведение предпринимательской деятельности.

Следующая

ЖалобыКак написать жалобу в жилищную инспекцию: образец 2020 года