Приказ о направлении в командировку: образец 2020 года
Командировкой признается поездка штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, по распоряжению работодателя в другую местность (вне его постоянного места работы) по служебной надобности. Для оформления и оплаты понадобится заполнить распоряжение по форме Т-9.
При этом оплачиваются следующие расходы:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы на проезд к месту и обратно.
Также могут оплачиваться и иные расходы, такие как, например, оплата телефона или почты, оформление виз и паспортов, консульские сборы и прочее.
Срок нахождения работника в деловой поездке организация определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Надо ли делать служебное задание
В 2015 году составление командировочного удостоверения и формы служебного задания перестало быть обязательным. Однако работодатель своими локальными нормативными актами может установить необходимость применения таких документов (ст.
8 и 22 ТК РФ). Форма этих документов подлежит составлению в порядке, принятом работодателем.
Чтобы составить образец приказа распоряжения о направлении работника в командировку, бюджетники используют форму Т-9.
Также не обязательно ведение журнала учета работников, отбывающих в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
Работодатель обязан оформить следующие документы:
- образец приказа о направлении работника в командировку по форме Т-9 (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
Основание
Приказ о командировании персонала издается на основании решения непосредственного руководителя. Образец приказа о командировке работников по форме Т-9 оформляется на основании служебного задания, в котором указаны место командирования, дата и время поездки, а также обозначены цели и задачи поездки.
Как оформить приказ на командировку
Решение работодателя о направлении работника в деловую поездку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме № Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.
Составляя свою форму и образец приказа на командировку в 2018 году, не забудьте включить следующие данные:
- наименование работодателя с указанием кода его ОКПО;
- номер и дата распоряжения;
- Ф.И.О. направляемого сотрудника, должность (подразделение, где он работает, табельный номер);
- место направления (страна, город, населенный пункт, название принимающей организации);
- количество дней с указанием даты начала и окончания;
- цель деловой поездки;
- основание направления (например, «служебка» непосредственного руководителя);
- на чем отправляется (личный транспорт, например);
- источник оплаты служебных расходов (непосредственно работодатель либо третье, заинтересованное лицо);
- должность и подпись руководителя;
- отметка об ознакомлении работника (подпись и дата ознакомления).
Образец по форме Т-9
Направление в командировку директора
Довольно часто бывает, когда в рабочую поездку отправляется сам руководитель организации. В таком случае он направляет в поездку сам себя, издав принятый в организации образец направления в командировку (форма Т-9).
Обычно одновременно с приказом о командировке издается приказ о временном возложении обязанностей директора на другое лицо, например на заместителя. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно.
Главное — указать Ф.И.О. замещающего и период, в который сотрудник будет исполнять обязанности руководителя, а также дату издания и подписи обеих сторон.
Если руководитель часто ездит в командировки, целесообразней издать один локальный нормативный акт, в котором указать, что на время отсутствия директора его обязанности исполняет другой сотрудник.
к содержанию ↑Отчет по возвращению
По возвращению необходимо оформить и сдать отчет в бухгалтерию организации.
Авансовый отчет является документом первичного учета, который подтверждает трату выданных работнику подотчет сумм, к которому нужно приложить подтверждающие расходование подотчетных средств документы. Он составляется по унифицированной форме № АО-1. К нему необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы.
Сдать отчет необходимо не позднее 3 рабочих дней по возвращению для окончательного расчета.
Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)
Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.
Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.
Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.
Обязательно ли использовать эти формы?
Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.
Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.
Основания для издания приказа
Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.
Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.
Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:
- Служебное задание;
- Служебная записка;
- Распоряжение руководителя организации / ИП;
- Распоряжение вышестоящей организации.
В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:
- Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
- Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
- Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
- Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
- Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.
Инструкция по заполнению формы Т-9
Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:
Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
Должность – вносится полностью без сокращения.
Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.
После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.
Цель командировки – переносится из документа – основания.
Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.
Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.
Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.
Образец заполнения формы Т-9
Инструкция по заполнению формы Т-9а
Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.
Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:
- ФИО работника – вносится полностью;
- Табельный номер – только при его наличии;
- Структурное подразделение – при его наличии;
- Должность – вносится полностью без сокращений;
- Командировка – построчно вносится следующая информация:
- Страна, город;
- Наименование организации, куда едет работник;
- Дата начала командировки;
- Дата окончания;
- Количество календарных дней командировки;
- Цель поездки.
- Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
- Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
- Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
- После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
- Подпись руководителя организации.
Образец заполнения формы Т-9а
Срок и место хранения приказов на командировку
Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.
Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.
Приказ на командировку
Любого сотрудника по долгу службы могут отправить в командировку. Для оформления служебной поездки необходимо издать соответствующий приказ.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Он должен быть оформлен в соответствие со всеми требованиями действующего законодательства. При этом расходы работника на поездку организация должна взять на себя.
к содержанию ↑На каком основании оформляется
До 2015 года работодателя на законодательном уровне обязывали составлять служебное задание. На данный момент этот документ не входит в число обязательных. Если задание закреплено в локально-нормативных документах, то руководителю следует оставлять его в документообороте фирмы.
к содержанию ↑Кроме этого, в качестве оснований для поездки может выступать служебное задание и записка, а также распоряжение от самого руководителя или вышестоящей инстанции. После этого на сотрудника оформляются все документы, в том числе приказ о командировке.
Форма Т-9 и Т-9а
Первый вариант используется для отправки одного работника, а второй, если едет сразу несколько человек. При этом, на законодательном уровне не закреплено обязательство использование именно данного вида документов.
Руководитель может воспользоваться специально разработанным фирменным бланком или внести изменения в унифицированную форму для адаптации под нужды организации.
Как заполнить и его образец
Приказ на командировку – главный документ, без которого сотруднику не выдадут аванс, а значит и не покроют командировочные расходы. Именно приказ от руководителя, оформленный в письменном виде, позволяет сотруднику быть командированным.
В нем должна быть отражены данные:
- о дате и номере приказа;
- о названии документа;
- о полном наименовании и коде ОКПО фирмы;
- о самом сотруднике, в том числе указывается ФИО, номер табеля, должность и подразделение;
- о цели поездки;
- о пункте назначения (их может быть несколько). При поездке в областной центр в документе нужно указать только полное название города, при посещении районного центра и города областного подчинения — регион, а в сельской местности еще и район. Если поездка осуществляется за границу, то обязательное указание страны;
- о сроках поездки. Дата начала – день, когда работник отправился, окончания – вернулся.
В конце приказа должны быть поставлены подписи работодателя и самого работника.
При поездке сразу нескольких сотрудников, работодатель может составить, как один приказ на всех, так и для каждого работника отдельно. Данные подробности обычно указываются в приложении к документу.
Образец приказа на командировку в 2020 году по форме Т-9:
Пример цели командировки
При отправке в командировку прописываются все данные сотрудника, а также цель поездки и время, которое сотрудник должен там пробыть.
Также должны быть прописаны финансовые обстоятельства, то есть сколько выделено и из какого бюджета.
На несколько человек
На несколько человек приказ составляется по стандартной форме. Также имеется несколько особенностей:
- прописываются данные всех лиц, которые отправляются в командировку;
- назначается старший при необходимости;
- при различных датах они прописываются для каждого сотрудника.
Все остальные пункты аналогичны стандартному образцу.
Для директора
Приказ об отправке директора в командировку составляется на общих основаниях. Подписать документ могут только уполномоченные лица, чаще всего это:
- сам директор;
- заместитель;
- главбух.
Если подпись приказа осуществляется самим директором, то подпись в графе об ознакомлении не ставится, достаточно только даты.
Для этого директор должен издать приказ, наделяющий замещающее лицо дополнительными обязанностями, а также составить доверенность.
За границу
При отправке за границу должно быть прописано место отправки в обязательном порядке. Также потребуется цель поездки. Чаще всего предоставляются дополнительные документы всем откомандированным, особенно при посещении ряда стран с жестким пограничным контролем.
к содержанию ↑Срок хранения
После издания приказа он должен быть вложен в соответствующую попку и отправлен на хранение в несгорающий сейф. Срок хранения приказов о командировках по стране составляет 5 лет, а за рубежом 10 лет.
По истечении этого периода документы должны быть направлены на хранение в архив, где, через 75 лет, они должны быть уничтожены в соответствии с действующими законами.
Сопутствующие документы
Одновременно с приказом о направлении человека в командировку могут быть оформлены дополнительные документы.
Они являются обязательности только в случае, если это указано в документах фирмы:
- командировочное удостоверение (бланк) – нужно для проставления печати со стороны фирму, куда направляется работник;
- служебное задание – оформляется по форме Т-10 и содержит в себя задания, которые во время поездки обязан выполнить сотрудник;
- журнал учета – проставляются дни отъезда и прибытия людей;
- служебная записка (форма) – составляется самим рабочим с указанием и полным обоснованием суммы, которая необходима во время командировки. При передвижении на личном транспорте и приобретении топлива за собственные деньги, гражданин может составить дополнительную записку.
Нужен ли приказ на 1 день
Независимо от продолжительности командировки руководитель обязан издать соответствующий приказ, указывающий на необходимость совершения поездки одним из сотрудников.
Приказ об однодневной командировке оформляется в соответствии со всеми требованиями и передается на ознакомление и подпись сотруднику
Как сделать выписку
Для выписки потребуется обратиться к руководителю или работнику отдела кадров.
Главным отличием от приказа будет являться такая предварительная запись:
Распоряжение о продлении
Причин, по которым командировка может быть продлена, достаточно много. Они могут исходить, как по инициативе самого работника, так и по обстоятельствам, неподвластным ему, например, отсутствие билетов или задержка рейса.
Сотрудник в кратчайший срок должен связаться с руководителем любым доступным образов и сообщить о вынужденном продлении срока поездки. Стоит учесть, что по возвращении потребуется предоставить документальное подтверждение всех причин и обстоятельств.
После принятия решения о продлении руководитель организации обязан издать соответствующий приказ, в котором необходимо указать:
- номер документа и дату составления;
- полное название приказа;
- причины, по которым происходит продление;
- сведения о сотруднике;
- факт продления командировки и точный срок;
- необходимость в выдаче аванса сотруднику на срок продления поездки;
- ответственных за исполнение приказа лиц;
- основания для создания документа.
В конце документа проставляется подпись руководителя, а также подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления с документом.
к содержанию ↑Об отмене командировки
Если приказ об отправке в командировку человека уже издан, но он по какой-то причине не сможет поехать, то руководителю необходимо издать новый приказ об отмене.
Он должен включать в себя:
- данные о названии компании;
- точный номер документа и дату составления;
- наименование приказа;
- само распоряжение руководителя об отмене командировки;
- основания, на которых происходит издание приказа. В их роле могут выступать служебные записки начальника подразделение или написанное самим сотрудником заявление;
- данные о работнике, в том числе ФИО и должность.
Причины, по которым может быть издан приказ об отмене:
- необходимость в поезде отпала по причинам, не зависящим от самого работника;
- сотрудник, который должен был ехать, заболел;
- поездка сорвалась по причинам, которые не зависели от самого работника;
- личные причины, признанные работодателем достаточными для отмены командировки.
Бывают ситуации, когда приказ об отмене издается из-за вынужденного переноса поездки. В такой ситуации обычно издается приказ об отмене и следом новый на командировку, в котором будут указаны необходимые сроки.
Возвращение позже установленной даты
Например, отсутствие билетов или возможность значительной экономии средств. При любых несогласованных действиях руководитель вправе наказать сотрудника, в том числе финансово.
При появлении на предприятии необходимости в отправлении сотрудника в командировку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Он должен полностью соответствовать всем требованиям, предъявляемым к официальным документам.
Если отправка сотрудника в командировку осуществляется без приказа, то работодателя могут привлечь к ответственности.
Следующая